L' accesso documentale è il diritto di esaminare i documenti, atti e provvedimenti amministrativi e di estrarne copia. E' considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.
Il diritto di accesso ai documenti, atti e provvedimenti comprende gli allegati ai provvedimenti nonchè gli atti che comunque costituiscano parte integrante dei provvedimenti stessi, purchè appartenenti al medesimo procedimento.
La finalità dell’accesso documentale è quella di porre i soggetti interessati in grado di esercitare al meglio le facoltà che l'ordinamento attribuisce loro, a tutela delle posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari. Il richiedente deve infatti dimostrare di essere titolare di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso”; in funzione di tale interesse la domanda di accesso deve essere opportunamente motivata. La legittimazione all’accesso ai documenti amministrativi va così riconosciuta a chiunque può dimostrare che gli atti oggetto della domanda di ostensione hanno spiegato o sono idonei a spiegare effetti diretti o indiretti nei propri confronti, indipendentemente dalla lesione di una posizione giuridica.

L'accesso civico "semplice" è un istituto introdotto dal Decreto Legislativo 14 marzo 2013, n.33, ed è regolato dal primo comma dell'art. 5. E' correlato ai soli atti ed informazioni oggetto di obblighi di pubblicazione ai sensi della normativa vigente. E' pertanto il diritto di chiunque di richiedere i medesimi nei casi in cui sia stata omessa la loro pubblicazione.

L'accesso civico può essere esercitato da chiunque, senza obbligo di motivare la richiesta sulla base di interessi specifici: infatti, secondo quanto previsto dall'art. 3 del D.Lgs 33/2013, tutti i documenti, informazioni e dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, sono pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli.

Questo istituto differisce dal "diritto di accesso" agli atti e ai documenti amministrativi, disciplinato dalla Legge 241/1990 e successive modificazioni e integrazioni, (il cosiddetto "accesso documentale") che ha lo scopo di tutelare un interesse giuridico particolare e può essere esercitato solo da soggetti portatori di tali interessi, ed ha per oggetto atti e documenti individuati.
L’accesso documentale opera sulla base di norme e presupposti diversi da quelli afferenti l’accesso civico (generalizzato e non).
La richiesta di accesso civico "semplice" va presentata al Responsabile della trasparenza, il quale entro 30 giorni procede alla pubblicazione dei documenti, informazioni o dati nel sito, e trasmette o comunica al richiedente l'avvenuta pubblicazione ed il collegamento ipertestuale a quanto richiesto.